Fünf Tipps für ein erfolgreiches Intranet

Fünf Tipps für ein erfolgreiches Intranet

Bei genua fungiert das Intranet – wie in vielen anderen Unternehmen – als zentrale Informations- und Kommunikationsplattform. Neben Website und Corporate Blog ist es ein wichtiger Anlaufpunkt für Mitarbeiter, die unternehmensbezogene Informationen suchen. Entscheidend für den erfolgreichen Einsatz einer Intranet-Lösung ist deren Aktualität und dass sie den Anforderungen der Nutzer immer besser angepasst wird.

Als IT-Unternehmen entschied sich genua sehr früh für die Bereitstellung einer internen Informationsplattform. In den Anfangstagen reichte eine grobe Strukturierung und Gliederung der dort vorgehaltenen Inhalte völlig aus. Die Anforderungen haben sich seitdem erheblich verändert. Aufgrund eines starken Wachstums der Organisation sowie veränderter Strukturen wurde unser Unternehmenswiki über die Jahre mehrfach von Grund auf erneuert. Inzwischen ist es nach Abteilungen und den angeschlossenen Gruppen gegliedert. Die Startseite enthält ein internes Newsblog und empfängt die Mitarbeiter mit wichtigen Neuigkeiten. Im Folgenden finden Sie Tipps, die sich aus unserer Erfahrung als hilfreich erwiesen haben.

Arbeitsplatz der Webentwicklung von genuaKlar geregelt: Bei genua wird das Intranet von der Web-Entwicklung administriert

Zuständigkeiten festlegen

Machen Sie sich rechtzeitig über das Betreuungsmodell Gedanken, denn im Intranet sind Relevanz und Aktualität der Inhalte wesentlich. Darüber hinaus werden mit der Zeit erfahrungsgemäß weitere Funktionen erforderlich. Zum einen sollte es deshalb je nach Organisation in jeder Abteilung mindestens einen Ansprechpartner geben, der Inhalte plant, umsetzt und pflegt. Zum anderen muss die Plattform technisch administriert werden. Diese Aufgabe kann bei einem Web-Entwickler angesiedelt sein, der beispielsweise System-Updates einspielt und die Plattform um Extensions erweitert.

Konsistenz gewährleisten

Bleiben Sie bei einer einmal gewählten Struktur von Inhalten, damit Besucher Informationen schnell finden. So haben wir beispielsweise den Aufbau aller Gruppenseiten geklont: Neben den Mitarbeitern der jeweiligen Gruppe findet man deren Aufgaben und damit schnell einen Ansprechpartner bei Fragen. In einem weiteren Seitenbereich werden beispielsweise abteilungsspezifische Materialien bereitgestellt, wie technische Informationen in Entwicklungsgruppen oder PDFs von Werbematerialien beim Marketing.

Schnell aktualisieren und Altlasten entfernen

Je aktueller, desto besser: Veröffentlichen Sie unternehmensrelevante Informationen so schnell wie möglich. Finden Mitarbeiter neuste Produktinformationen zuverlässig im Intranet, lassen sich unnötige Mails und Telefonate vermeiden. Ein Medium, dass veraltete Informationen enthält, wird hingegen wenig Akzeptanz finden. Daher ist es wichtig, eine Funktion zu etablieren, mit der Autoren über Seiten informiert werden, die einer Prüfung bedürfen. Dazu versehen wir unsere Plattform gerade mit einer "Page Aging-Funktion".

Zum Dialog ermutigen

Laden Sie Ihre Kollegen zum Kommentieren und zur Bewertung aller Inhalte ein. So können Sie Aufbau und Inhalt Ihrer Plattform mit der Zeit immer besser an die Bedürfnisse der Mitarbeiter anpassen. Gehen Sie auch auf Kommentare ein, wenn Anregungen nicht sofort umsetzbar sind, damit sich Ihre Kollegen geschätzt und respektiert fühlen.

Raum für Partizipation anbieten

Ein Intranet ist die ideale Plattform zur Interaktion mit Ihren Mitarbeitern. Verstehen Sie es in diesem Sinne auch als Forum und eröffnen Sie Möglichkeiten zum weitreichenden Ideenaustausch, sei es zu Produktinnovationen, zur Unternehmenskultur oder zu Messen und Events.

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Bildquelle: © Rawpixel.com - Fotolia


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